- La aplicación
Alcance del proyecto: Aunque el Caso de Cambio debe definir claramente el alcance del proyecto, los cambios de alcance pueden ocurrir con bastante facilidad durante un proyecto. Es necesario que haya un procedimiento y personas implicadas para evaluar si un cambio de alcance es válido.
Revisión del proyecto: Asegúrate de que haya un grupo de dirección que revise periódicamente el proyecto. No hace falta que sean los miembros de la junta directiva, pero los problemas no resueltos deben remitirse hacia arriba para que se les dé una respuesta rápida. Si los problemas no se abordan con prontitud, costará tiempo y dinero.
Responsabilidades del proyecto: En un proyecto de ERP hay dos grupos muy implicados: el personal interno y los consultores externos. Es fundamental que las funciones y responsabilidades de ambos grupos estén claramente definidas.
Inclusión del personal: Debe incluirse y consultarse a personas de todos los niveles de la organización, no sólo al personal directivo.
Programación de la formación: Habrá que elaborar un calendario para minimizar el efecto de la formación en el trabajo diario, teniendo en cuenta que los empleados necesitarán tiempo para practicar y aprender nuevas habilidades.
- Uso, gestión y mantenimiento continuados
Una aplicación ERP, y el proyecto, requieren gobernanza. Es decir:
-niveles de autoridad definidos,-dirigentes transparentes y responsables,-comportamiento empresarial responsable.
El ERP como «única fuente de verdad». El sistema ERP no debe verse sólo como un sistema transaccional. Debe gestionarse y desarrollarse de modo que todos los datos necesarios para la toma de decisiones empresariales procedan de la aplicación ERP y se basen en ella.
Un proyecto de ERP es una empresa en curso porque los clientes, los mercados y los negocios cambian: en realidad, nunca termina. El consejo debe revisar periódicamente la alineación del sistema ERP con la dirección y los objetivos de la empresa.
Reflexionar sobre los problemas
Un sistema ERP es la base de las operaciones de una empresa. Pero las causas comunes de los desastres de los proyectos ERP son:
mala comunicación,
expectativas mal fijadas,
objetivos poco claros,
equipos y procesos inflexibles,
recursos ineficaces,
agendas contrapuestas
Por lo tanto, la junta directiva y los ejecutivos de la empresa deben estar muy seguros de que todos los aspectos del proyecto se gestionan correctamente y de que el sistema ofrece lo que la empresa necesita. Si los responsables ejecutivos establecen la estrategia y las acciones para el ERP teniendo en cuenta las cuestiones planteadas aquí, la probabilidad de éxito es alta.
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