¿Qué es un ERP? – Antes de iniciar el proyecto
Eres un alto ejecutivo de una empresa que va a implantar un ERP por primera vez. No tiene experiencia en este tipo de proyectos. Entonces, ¿qué debe planificar y hacer, cuándo y quién participará?
En nuestra serie sobre Qué es el ERP, en la Parte 1 expliqué qué es el ERP y por qué se ha convertido en una parte tan importante de la mayoría de las organizaciones. Aquí, en la Parte 2, voy a ver lo que los ejecutivos de las empresas deben tener en cuenta antes de empezar a implementar un sistema ERP.
Responsabilidad de un proyecto ERP
En el libro «Thinking About ERP», la responsabilidad de un proyecto de ERP se asigna a lo que el libro denomina El Buscador de Valor. En la mayoría de las organizaciones, es probable que el director general delegue esta función en el director financiero o en el director de sistemas de información, y en nadie inferior de la organización.
El buscador de valor elabora un documento de argumentos a favor del cambio en el que se describe lo que implica el proyecto de ERP propuesto, por qué se emprende y cuál es el coste previsto. Tiene la responsabilidad general de garantizar que el proyecto de ERP cumpla lo previsto en el Caso para el Cambio. Esto incluye el control del calendario, la asignación de recursos y la gestión de riesgos.
Lo que hay que tener en cuenta
- Costes
Un proyecto ERP no es un ejercicio de costes trivial, por lo que los ejecutivos deben ser conscientes de los diferentes componentes de coste de un proyecto ERP. He aquí los más obvios.
Coste de la licencia de software (o coste de suscripción si el ERP se ejecuta en la nube).
Implantación y pruebas: el coste de instalar y configurar el software, y confirmar que satisface las necesidades de la empresa.
Consultores: es esencial contar con consultores externos que conozcan la aplicación ERP, ya que la empresa no dispondrá de los conocimientos necesarios.
Migración de datos: suele ser un coste infravalorado. Se trata del proceso de tomar datos de sistemas antiguos y asignarlos al nuevo sistema ERP, luego convertir y migrar los datos y, por último, validar que los datos son correctos.
Integración: ninguna empresa tiene un único sistema del que dependa. Habrá aplicaciones, en uso o propuestas, que tendrán que funcionar con el sistema ERP.
Formación: si intentas reducir este coste, luego te las verás negras. O bien el proyecto de ERP fracasará porque la empresa no tiene los conocimientos necesarios, o bien se convertirá en un elefante blanco porque el personal no sabrá utilizarlo con eficacia.
Gestión de proyectos: pocas empresas, salvo las grandes corporaciones, emplean gestores de proyectos especializados. Para que un proyecto funcione correctamente, se necesitará un buen gestor de proyectos ERP.
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