Cómo causar la mejor primera impresión

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La primera impresión es la que cuenta, y para los propietarios de alquileres vacacionales, eso significa que un proceso de registro de huéspedes sobresaliente es primordial para hacer que sus huéspedes se sientan bienvenidos y como en casa. Empezar con el pie derecho también dará una sensación general positiva al viaje de los huéspedes, ayudando a preparar el camino para una reseña de cinco estrellas. He aquí algunas ideas de la agencia Yanosigue que le ayudarán a reforzar el proceso de registro de los huéspedes.

INVIERTA EN UN SERVICIO DE LIMPIEZA FIABLE

Tanto si decide limpiar su propiedad usted mismo, como si contrata a un amigo o familiar, o utiliza un servicio profesional, es importante invertir en una persona de limpieza de primera categoría. Esto puede implicar algo más que hacer un trabajo minucioso, especialmente durante la temporada alta de vacaciones, cuando la rotación de sus huéspedes es rápida. Asegúrese de elegir a alguien de confianza que pueda llegar poco después de la salida y terminar una hora antes de que llegue el siguiente huésped. Su servicio de limpieza debe tener una lista de comprobación detallada para asegurarse de que no se olvidan de elementos importantes entre los huéspedes.

PROPORCIONAR ACCESO A LA PROPIEDAD SIN ESFUERZO

No hay nada más frustrante para un nuevo huésped después de un día de viaje que no poder entrar en su alquiler de vacaciones con facilidad. Ya sea que eso signifique faltar a una reunión física para obtener una llave, la imposibilidad de abrir una caja de seguridad o la pérdida de un código de acceso, el acceso difícil es una forma segura de bajar la calificación de su servicio al cliente.

Para evitar estos problemas de acceso, puede instalar un sistema de entrada sin llave, que requiere un código para entrar. Estos códigos pueden cambiarse a distancia y enviarse por SMS a los huéspedes varias veces y de forma sencilla. El inconveniente es que pueden ser un poco caros y difíciles de instalar; sin embargo, la facilidad de entrada y la seguridad añadida de poder proporcionar un código nuevo a cada huésped pueden justificar la inversión.

Si vive en su propiedad de alquiler o cerca de ella, puede conocer físicamente a su huésped y darle la bienvenida. Esta puede ser una opción personal y agradable, pero puede ser un inconveniente si su huésped se retrasa por el viaje o llega en medio de la noche.

Las cajas de seguridad que contienen una llave física son una tercera opción. También se puede acceder a ellas a cualquier hora con un código; sin embargo, el código debe cambiarse en la propiedad. Además, la llave física puede ser robada o perderse más fácilmente con este sistema de entrada.

COMPARTA INSTRUCCIONES CLARAS Y CONCISAS

Una vez que tenga una reserva confirmada, asegúrese de enviar por correo electrónico información básica como las indicaciones para llegar a su propiedad, una dirección clara, un número de teléfono de contacto e instrucciones para aparcar. Explique cómo acceder a su propiedad, ya sea para encontrarse con usted en persona o el código de la caja de seguridad o del sistema de entrada sin llave.

Muchos propietarios proporcionan un paquete de bienvenida o, al menos, una hoja de referencia rápida de una página que proporciona a los nuevos huéspedes información importante para el registro. Deje claro cómo pueden ponerse en contacto con alguien para obtener ayuda, ya sea su propio número de teléfono móvil o la información de un vecino cercano o de la empresa de gestión de la propiedad.

A continuación, intente elaborar una lista de preguntas frecuentes que incluya instrucciones sobre el control de la calefacción o el aire acondicionado, el código de acceso al sistema Wifi y la ubicación de electrodomésticos ocultos o mantas y toallas adicionales. La información adicional, como las direcciones y los números de teléfono de las tiendas de comestibles, los hospitales o las gasolineras locales, es muy apreciada.

Asegúrese de dejar también las instrucciones de salida, especialmente la hora a la que los huéspedes deben marcharse y lo que deben hacer con la basura y el reciclaje.

PROPORCIONE UN CONTACTO LOCAL

Aunque en algunos casos, los huéspedes pueden ser capaces de navegar por una propiedad de alquiler sin asistencia en el lugar, usted quiere estar seguro de que tienen a alguien que puede llamar si tienen preguntas o surge una emergencia con la propiedad.

Proporcionar su propio número de teléfono móvil o el número de un vecino o administrador de la propiedad es útil para esas preguntas rápidas que pueden ser respondidas por una llamada o un texto. Además, querrá que alguien pueda estar en la propiedad en menos de 10 minutos si surge un problema en el lugar, como un problema de fontanería u otro problema de reparación durante la estancia de un huésped.

Garantizar que sus huéspedes se sientan bien atendidos y que usted está listo y esperando para ayudarles contribuye en gran medida a una excelente calificación una vez que su estancia ha terminado.

HAGA UNA ÚLTIMA COMPROBACIÓN

Si vive cerca de su propiedad de alquiler, intente hacer una comprobación final entre los huéspedes. Utilice una lista de comprobación que haya desarrollado con el tiempo para asegurarse de que puede comprobar rápidamente cada detalle. Algunas de las cosas que debe comprobar son la limpieza de cada habitación, los suministros como el papel higiénico y las toallas de papel, el funcionamiento de las luces y el funcionamiento del sistema de calefacción y aire acondicionado.

También puede aprovechar esta oportunidad para añadir un toque personal, como ofrecer un aperitivo o una botella de vino o dar la bienvenida a sus invitados con una nota personal. Puede dejar algunas luces encendidas, sobre todo si espera a sus invitados en mitad de la noche. Todo lo que pueda hacer para que su propiedad sea cálida y acogedora contribuirá en gran medida a que sus invitados tengan un buen comienzo.

EL RESULTADO FINAL

Al final, piense en sus propias experiencias vacacionales. ¿Qué tipo de cosas aprecia cuando se aloja en una propiedad de alquiler, un hotel o un bed and breakfast? En algunos casos, estas otras opciones de alojamiento proporcionan servicios que son más difíciles de reproducir en una propiedad de alquiler. Por ejemplo, una recepción de 24 horas puede ser muy útil en un hotel. Piense en cómo puede ofrecer ese nivel de servicio proporcionando un número de teléfono móvil o de texto que pueda utilizarse las 24 horas del día.

Piense en las cosas que echa de menos cuando está de viaje. Es mucho más fácil proporcionar un servicio personal en un alquiler que en un gran hotel. Si ha estado charlando con sus huéspedes y sabe que vienen a su propiedad para celebrar un cumpleaños o un aniversario, piense en pequeñas formas de compartir su propia felicitación también con una nota personal o un pequeño pastel o una botella de vino.

Una de las mejores maneras de garantizar una buena valoración es simplemente estar atento desde el momento en que se hace la reserva definitiva, durante toda la estancia de los huéspedes e incluso después de que se vayan. Si los huéspedes sienten que alguien se preocupa por su experiencia vacacional y está cerca en cada paso del camino para ayudar a que las cosas progresen sin problemas y lo más libre de estrés posible, lo apreciarán.

He aquí una rápida lista de comprobación:

1. Inmediatamente después de recibir una reserva definitiva, proporcione un correo electrónico de bienvenida con instrucciones.

2. Asegúrese de responder a cualquier pregunta antes de que lleguen sus invitados.

3. El día antes o el día de la llegada, vuelva a enviar información importante sobre el check-in.

4. Vuelva a comprobar que su casa está limpia, lista y acogedora, y añada cualquier toque personal.

5. Facilite a los huéspedes la obtención de ayuda y la búsqueda de respuestas durante su estancia. Anticípese a las necesidades y preguntas e intente adelantarse a sus huéspedes.

6. Responda con rapidez y compasión a cualquier cosa que surja durante su estancia. Incluso si ocurre algo terrible, como el desbordamiento del inodoro, su respuesta rápida, positiva y atenta puede convertir un desastre en una gran reseña sobre cómo se manejó la situación.

7. Haz que el proceso de salida sea fácil y claro.

8. Haga un seguimiento una vez finalizado el viaje. Proporcione una valoración de los huéspedes y solicite personalmente su opinión a cada uno de ellos. Esto también le da la oportunidad de abordar cualquier problema que pueda haber pasado desapercibido durante la estancia, disculparse si es necesario y ofrecer una forma de arreglar las cosas. Una vez más, manejar públicamente una situación negativa de manera positiva puede ser beneficioso para su calificación general y la percepción de los futuros huéspedes.